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Tecnología eficiente: digitaliza tu inventario y tus pedidos

La tarea de hacer inventario y realizar pedidos de forma manual, puede resultar tediosa y lenta. Libera recursos y transforma tu local cambiando a un proceso digital. Chris Kain, jefe de auditoría de Stonegate Pubs, comparte los beneficios de esta transformación digital en la industria de la hospitalidad.


UN MAL NECESARIO

Cuando se les pregunta a los gerentes y propietarios de bares qué partes de su trabajo les gustan más, sin lugar a dudas es el trato con los clientes y los cócteles que entregan. Como es de esperar, la parte preferida nunca son los pedidos o compras que realizan, ni los inventarios que deben completar.

Igualmente, la conversación está dominada por las ganancias en sí, frente a los cálculos de beneficios como tarea a realizar.

Si bien, por lo general, puedo persuadir a la gente de que su rentabilidad es tan importante como sus ventas, he aceptado durante mucho tiempo que las acciones Front of House siempre van a ganar a las Back of House (que, en realidad, es como debe ser).

Dado que es probable que hacer pedidos e inventario sea siempre un mal necesario de ser dueño de un bar o de administrarlo, en lugar de una tarea adorada, siempre ayuda hacerlo lo más simple posible y minimizar el tiempo que le dedicamos a su ejecución.


LA CONVENIENCIA DE LA TECNOLOGÍA

Así como las tendencias de transformación digital han impactado la forma en que los clientes nos visitas (por medio de reserva previa a través de sitios web) y realizan compras (usando tarjetas de crédito y apps), estas soluciones de hospitalidad digital pueden mejorar la precisión y eficiencia de nuestros pedidos e inventario.

Al pasar a lo digital, es prudente comprender lo que está disponible en el mercado y considerar qué será más beneficioso para ti.

El equipo portable, ya sea de mano o tableta, es liviano y práctico. Puede ser fácil de usar y se puede compartir fácilmente entre miembros del equipo. Para asegurarte de maximizar el beneficio de estos dispositivos portables, acuerda con tu equipo un lugar donde puedan guardarse y cargarse detrás de la barra. De esta manera, el dispositivo estará siempre disponible y pronto para usar cuando sea necesario.

  1. ¿Cómo quieres clasificar tus cuentas/pedidos? Por ejemplo, todas las bebidas espirituosas juntas o subcategorizadas (en rones, gins, etc.).
  2. ¿Qué productos pedirás de forma individual (normalmente serán los premium) y cuáles por caja (base de cócteles/bebidas estándar)?

Igual de importante es no olvidar las cosas aburridas, pero cruciales, como qué proveedor, códigos de producto o tamaños de envases utilizarás.

Al digitalizar los recuentos de existencias y realizar pedidos, reduces la posibilidad de que se cometan errores, como cuando estas tareas se realizan o se calculan de forma manual. Si los recuentos o pedidos los completan diferentes personas, especialmente en papel, el riesgo de error es aún mayor.


RÁPIDO Y SENCILLO

Otro beneficio de digitalizar tu inventario es la capacidad de estandarizar tus unidades de conteo en la configuración para simplificar y acelerar el proceso. Un ejemplo de esto sería tener todas las cervezas embotelladas, aguas minerales, etc. contados como un solo artículo, en lugar de por los diferentes tamaños de los envases.

Una de las consecuencias de los clientes que buscan bebidas premium, y cócteles y mezclas cada vez más interesantes, ha sido el aumento de la gama de productos que se requiere. La flexibilidad que aporta un sistema digitalizado hace que puedas adaptar la configuración para "categorizar" tu rango, de nuevo, para la simplicidad y la velocidad en el conteo.

Esta flexibilidad significa que, un bar con una gran variedad de ingredientes de coctelería exhibidos en el backbar, o en un área de almacenamiento, personaliza cómo se ordena tu conteo de manera muy diferente a un bar de vinos, donde el conteo puede ordenarse por estilo de uva o por marca.

UNA IMPORTANTE RELACIÓN

Los procesos de inventario y pedidos están intrínsecamente vinculados al punto en el que si el recuento de existencias en el local no es exacto, cualquier pedido realizado posteriormente resultará en que se mantenga demasiado o muy poco stock.

Todos los beneficios de estas soluciones digitales en la hospitalidad para los inventarios, ya sea por la conveniencia de los equipos portables, la minimización de errores o la flexibilidad de la configuración de datos, se aplican al mismo tiempo cuando se trata del proceso de pedido.


TODO ESTÁ EN LOS DATOS

Uno de los primeros requisitos de un sistema sólido de pedidos es el establecimiento de niveles "estándar": la cantidad óptima de existencias de cada artículo. Una vez establecidos, estos niveles deben revisarse y actualizarse a medida que aumentan o disminuyen las ventas de productos individuales. Un sistema digitalizado te permitirá hacerlo de manera eficiente, asegurando que tengas los niveles de stock correctos para satisfacer la demanda.

Estar al tanto de esta información también puede resultar muy útil para informar decisiones sobre el desarrollo del menú, ya que es una demostración visual perfecta de qué productos y categorías están aumentando en volumen. Por ejemplo, si necesitas aumentar el volumen de ron se que se pide para satisfacer la demanda, entonces debes comprender si se trata de bebidas independientes o para cócteles.

Luego, puedes buscar aumentar la oferta de ron en tu menú, ya sea dentro de tu oferta de cócteles o, tal vez, creando nuevas propuestas especiales a base de ron. Por supuesto, estas decisiones pueden verificarse mediante datos de ventas, si dispones de ellos.

Al igual que con el inventario, un beneficio clave de digitalizar tus pedidos es que tu portfolio de productos puede configurarse para reflejar tus necesidades. Puedes priorizar los tamaños de packs que sean más rentables para ti, simplificando el proceso y minimizando el error humano en este punto.

VOLVER AL NEGOCIO

A pesar de que los pedidos realizados o los inventarios completados nunca son la tareas más queridas en la gestión o propiedad de un bar, se puede decir que son dos de los procesos más importantes. Al mismo tiempo, ocuparse de este punto del negocio puede consumir un tiempo valioso del personal.

Sin embargo, la eficiencia de un sistema digitalizado significa que puedes dedicar más tiempo de tu personal y managers a dispensar bebidas a los clientes que les encanta servir. Puede llevar algún tiempo configurar la tecnología digital y lograr que los miembros relevantes del equipo se acostumbren a ella, pero a largo plazo será mucho más beneficioso, oportuno y flexible para el recuento de las existencias y puede llegar a proporcionar los datos necesarios para realizar pedidos relevantes para tus necesidades.


CINCO TIPS CLAVE