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Tecnología eficiente: digitalización de inventario y pedidos

La tarea manual de hacer inventario y realizar pedidos puede resultar tediosa y lenta. Libera recursos y transforma tu negocio cambiando a un proceso digital. Chris Kain, director de auditoría de Stonegate Pubs, comparte los beneficios de esta transformación digital en hostelería.

Un mal necesario

Cuando se les pregunta a los gerentes y propietarios de bares qué elementos de su trabajo les gustan más, invariablemente son los clientes a los que sirven y las bebidas que dispensan. Como era de esperar, nunca son los pedidos que realizan ni los inventarios que completan.

Del mismo modo, la conversación está dominada por el dinero en la parte delantera del negocio, a diferencia de los cálculos de rentabilidad realizados en la parte trasera.

Si bien por lo general puedo persuadir a la gente de que su número de ganancias es tan importante como sus ventas, siempre he aceptado que la atracción Front of House siempre ganarán a Back of House (que es como debería ser).

Dado que es probable que hacer pedidos y hacer un inventario sea siempre un mal necesario en lugar de un elemento amado de la administración y dirección de bares, ayuda hacerlo lo más simple posible y minimizar el tiempo dedicado a completarlo.

La Conveniencia de la Tecnología

Así como las tendencias de digitalización han impactado en la forma en que los clientes nos visitan (reserva previa a través de portales web) y realizan compras (utilizando tarjetas de crédito y aplicaciones), estas soluciones digitales de hospitality pueden mejorar la precisión y eficiencia de nuestros pedidos e inventario.

Al pasar a lo digital, es prudente comprender lo que está disponible y considerar qué será de mayor beneficio para tu negocio.

Un equipo portátil, ya sea de mano o tableta, es liviano y conveniente. Puede ser fácil de usar y se puede transferir fácilmente entre los miembros de tu equipo. Para asegurarte de maximizar el beneficio de estos equipos, acuerda con tu personal un lugar donde puedan almacenarse y cargarse detrás de la barra. De esa manera, el equipo está siempre disponible y listo para usar cuando sea necesario.

Si está revisando tu sistema de inventario y pedidos, un buen punto de partida es crear una base de datos de hoja de cálculo de los productos que deseas ofrecer en el futuro.

Algunas consideraciones deben ser:

Lo que es igualmente importante, no olvides las cosas aburridas pero cruciales, como qué proveedor, códigos de producto y tamaños de envases utilizarás.

Si inviertes un poco de tiempo en esta configuración, podrás aprovechar al máximo la tecnología para garantizar que tus procesos de inventario y pedido sean perfectos.

Al digitalizar las existencias y realizar pedidos, reduces la posibilidad de que se produzcan errores como cuando estas tareas se escriben a mano y / o se calculan manualmente. Si los recuentos y los pedidos los completan diferentes personas, especialmente en papel, el riesgo de error es aún mayor.

Simple y rápido

Otro beneficio de digitalizar tu inventario es la capacidad de estandarizar tus unidades de conteo en la configuración para simplificar y acelerar. Un ejemplo sería tener todas las cervezas embotelladas, minerales, etc. contados como un solo artículo en lugar de por los diferentes tamaños de envase.

Una de las consecuencias de los clientes que buscan bebidas premium, cócteles y mezclas cada vez más interesantes ha sido el aumento de la gama de productos que se requiere. La flexibilidad que viene con un sistema digitalizado significa que puede adaptar la configuración para "categorizar" tu rango nuevamente para simplicidad y velocidad de conteo.

Esta flexibilidad significa que una barra con una amplia gama de ingredientes de cócteles exhibidos juntos en una contrabarra o en un área de almacenamiento personaliza cómo se ordena su conteo de una manera muy diferente a un bar focalizado en vinos donde el conteo puede ordenarse por estilo de uva o marca.

Una Relación Importante

Los procesos de inventario y pedidos están intrínsecamente vinculados al punto en el que, si el recuento de existencias en el local es inexacto, cualquier pedido realizado posteriormente dará como resultado que se mantenga demasiado o muy poco stock.

Todos los beneficios de estas soluciones digitales para el inventario, ya sea la conveniencia de los equipos portátiles, la minimización de errores o la flexibilidad de la configuración de datos, se aplican igualmente cuando se trata del proceso de pedido.

Todo en los datos

Uno de los primeros requisitos de un sistema de pedidos sólido es el establecimiento de niveles "par": la cantidad óptima de existencias de cada artículo de producto. Una vez establecidos, estos niveles deben revisarse y actualizarse a medida que aumentan o disminuyen las ventas de productos individuales, y un sistema de pedidos digitalizado te permitirá hacerlo de manera eficiente, asegurando que tenga los niveles de stock correctos para satisfacer la demanda.

Conocer esta información también puede ser muy útil para tomar decisiones sobre el desarrollo del menú, ya que es una demostración visual perfecta de qué productos y categorías están aumentando en volumen. Por ejemplo, si necesitas aumentar el volumen de ron que pides para satisfacer la demanda, entonces debes comprender si se trata de bebidas espirituosas independientes o en cócteles.

Después, puedes buscar aumentar la oferta de ron en tu menú, ya sea dentro de tu gama de cócteles, o tal vez creando nuevos especiales a base de ron. Por supuesto, estas decisiones pueden verificarse con datos de ventas si los tiene disponibles.

Al igual que con el inventario, un beneficio clave de digitalizar tus pedidos es que tu cartera de productos se puede configurar para reflejar tus necesidades. Puedes priorizar los tamaños del paquete que sean más rentables para ti, simplificando el proceso y minimizando el error humano en esta área.

Volviendo al negocio

A pesar de que nunca son los pedidos realizados o los inventarios completados los elementos favoritos de la gestión o la propiedad de un bar, se puede decir que son dos de los procesos más importantes. Al mismo tiempo, ocuparse de este aspecto del negocio puede consumir un valioso tiempo del personal. Sin embargo, la eficiencia de un sistema digital significa que tu personal y tus gerentes pueden dedicar más tiempo a dispensar a los clientes las bebidas que les encanta servir. Puede llevar algún tiempo configurar la tecnología digital y lograr que los miembros del equipo se acostumbren a ella, pero a largo plazo te beneficiarás de la precisión final, oportuna y flexible de los recuentos de existencias que pueden proporcionar los datos para realizar pedidos relevantes para sus requisitos.

Cinco puntos clave